Phương pháp tiếp thu thông tin VAK được sử dụng và nhắc đến trong lĩnh vực tâm lý xã hội, là một trong số các kiến thức, kỹ năng cần thiết để giao tiếp cũng như hiểu được bản thân mình. Đối với cá nhân, hiểu được phương pháp tiếp thu thông tin của riêng mình sẽ giúp nâng cao khả năng học hỏi. Đối với người quản lý, việc nắm bắt phương pháp tiếp thu thông tin của nhân viên, người đối diện sẽ giúp cho quá trình quản lý, hỗ trợ đồng nghiệp, tạo động lực thúc đẩy nhân viên tốt hơn. Trong khuôn khổ bài viết này,  người viết để cấp đến Ứng dụng phương pháp tiếp thu thông tin VAK như một phương pháp coaching (huấn luyện) nhân viên để thực hiện tốt nhiệm vụ, là một kỹ năng của người quản lý và có giá trị nhất định trong ngành tâm lý học quản lý. Biết VAK dưới dạng cơ bản để hiểu rõ về bản thân mình, có phương pháp học tập phù hợp là một điều lợi thế, tuy nhiên để hiểu sâu về VAK và ứng dụng nó trong coaching lại là một câu chuyện khác, đòi hỏi sự rèn luyện và rút kinh nghiệm thường xuyên để có thể thực hành nhuần nhuyễn và biến nó thành một CÔNG CỤ COACHING HIỆU QUẢ trong việc quản lý nhân sự.

1. VAK LÀ GÌ?

Tại sao phải ứng dụng VAK trong coaching – đặc biệt là trong quản lý nhân sự:

VAK (Visual – Auditory – Kinesthetic) – Là cách thức con người tiếp nhận, tổ chức và xử lý thông tin. Theo thuyết này, mỗi người có một cách thức tiếp nhận, tổ chức và xử lý thông tin ưu thế hơn: có người thiên về hình ảnh (visual – nhìn thấy, tưởng tượng, hình dung), có người thiên về thị giác (Auditory – Nghe thấy, nghe rõ, to, nhỏ), có người thiên về cảm xúc vận động (Kinesthetic – cảm thấy, cảm giác). Đây là một trong những kiến thức nền tảng của NLP (Neuro Linguistic Programming – Lập trình ngôn ngữ tư duy).

Khi được tiếp nhận thông tin bằng cách thức mà người đó thường chiếm ưu thế và cảm thấy quen thuộc, thoải mái thì thông tin sẽ được đưa tới người đó nhanh chóng hơn, dễ hiểu hơn, ngấm sâu sắc hơn và tốt hơn.

2. CÁCH THỨC XÁC ĐỊNH VAK

Có bài test để xác định VAK – tuy nhiên không phải lúc nào ta cũng sử dụng được bài test đó. Cái khó của người quản lý là trong những lần tiếp xúc đầu tiên đã phải xác định VAK của người đối diện (nhân viên) là gì nhằm đưa ra những phương án huấn luyện phù hợp. Phương pháp xác định VAK bao gồm những cách sau:

Cách 1: Dựa vào TẦN SUẤT các TỪ KHÓA xuất hiện khi người đối diện mô tả, nói về một vấn đề, một sự việc nào đó.

s

Cách 2: Xác định dựa vào đường đi của đôi mắt khi trả lời câu hỏi. Thực tế là có những thay đổi rõ rệt trên cơ thể khi bạn đang suy nghĩ theo nhiều cách khác nhau. Bởi cơ thể và suy nghĩ là một, nó có sợi dây liên kết chặt chẽ nên suy nghĩ theo cách nào sẽ ảnh hưởng tới cơ thể theo cách đó. Những nghiên cứu về thần kinh đã chứng minh rằng cử động của mắt theo hướng ngang, dọc hay hướng lên trên dường như có mối liên hệ với việc khởi động những phần khác nhau của não bộ.

Sơ đồ phân biệt hướng đi của mắt như sau:

untitled

Việc xác định VAK bằng mắt còn phụ thuộc vào tay thuận của mỗi người nữa. Như chúng ta đã biết, người thuận tay phải thường tư duy nhiều bằng não trái và người thuận tay trái thường có xu hướng tư duy nhiều bằng não phải. Tương tự thế, sơ đồ hướng di chuyển của mắt phía trên kia là phù hợp cho đa số mọi người và thường là những người thuận tay phải. Đối với những người thuận tay trái, hướng di chuyển của mắt có ý nghĩa ngược lại. Ví dụ: đối với người thuận tay trái, khi mắt hướng xuống phía bên phải lại thể hiện người đó đang có xu hướng độc thoại nội tâm. Và khi mắt hướng xuất phía bên trái thì thể hiện đang có những cảm nhận về cảm giác. Ngược lại với người thuận tay phải. Cách thức để nhớ điều này là: mắt hướng xuống đúng theo chiều của tay thuận thì là cảm nhận, cảm giác. Mắt hướng xuống ngược chiều tay thuận thì là độc thoại nội tâm. ^^

Cách 3: Xác định bằng các dấu hiệu phi ngôn ngữ khác.

3

3. Ứng dụng VAK trong vai trò của người quản lý

  • Vai trò của người quản lý:

Nhà quản lý là những người làm việc trong tổ chức, điều khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của họ. Nhà quản lý là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát con người, tài chính, vật chất và thông tin một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu.

Có ba cấp bậc của người quản lý

  • Nhà quản lý cấp cao: là nhóm nhỏ các nhà quản lý ở cấp bậc tối cao trong tổ chức, chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng trong tổ chức.
  • Nhà quản lý cấp giữa: là một khái niệm rộng, dùng để chỉ những cấp chỉ huy trung gian (trên họ và dưới họ còn có những nhà quản lý khác).
  • Nhà quản lý cấp cơ sở: là những nhà quản lý ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc của các nhà quản lý trong cùng một tổ chức

Trong lý luận cũng như trong thực tiễn, người ta thường cho rằng những nhà quản lý là những người suy nghĩ một cách kỹ lưỡng, xử lý thông tin một cách cẩn thận, xem xét nó một cách có hệ thống các vấn đề trước khi đưa ra quyết định.

Vào cuối những năm 1960, Henry Mintzberg đã tiến hành nghiên cứu hoạt động của những nhà quản lý cấp cao, qua nghiên cứu, ông phát hiện ra rằng các nhà quản lý thực hiện rất nhiều hoạt động và các hoạt động này rất khác nhau, không theo một hình mẫu có sẵn và thời gian thực hiện rất ngắn. Họ không có đủ thời gian để suy nghĩ một cách kỹ lưỡng, công việc của họ luôn bị ngắt vụn ra do nhiều nguyên nhân khác nhau.

Đến năm 1973, H. Mintzberg kết luận là các nhà quản lý thực hiện mười vai trò khác nhau nhưng có liên quan chặt chẽ với nhau, mười vai trò này có thể nhóm thành ba nhóm: nhóm các vai trò tương tác (đại diện, lãnh đạo và liên lạc), nhóm các vai trò quyết định (khởi xướng, giải quyết xung đột, phân bố nguồn lực và thương thuyết), nhóm các vai trò thông tin (giám sát, phổ biến và phát ngôn).

  • Ứng dụng VAK trong vai trò của người quản lý

Việc ứng dụng VAK trong vai trò của người quản lý trong khuôn khổ bài viết này sẽ nhắc tới vấn đề người quản lý huấn luyện, hỗ trợ đồng nghiệp trong công việc. Các nhà quản lý có nghĩa vụ làm cho hoạt động của đơn vị mình hội nhập và hoạt động ăn khớp với hoạt động của tổ chức để đạt tới mục tiêu chung. Vì thế họ phải đưa ra những chỉ dẫn cho người dưới quyền, động viên, lôi cuốn những người dưới quyền thực hiện tốt công việc của họ. Hàng loạt các hoạt động thể hiện vai trò lãnh đạo như: tuyển lựa nhân viên, huấn luyện, chỉ đạo, chúc mừng, khen ngợi, phê bình, thăng tiến, thải hồi nhân viên…v…v…. Đồng thời phải làm cho cấp dưới nhận thức rõ được những quan niệm, tầm nhìn của cả tổ chức để cổ vũ họ phấn đấu với tinh thần sáng tạo vì mục tiêu của tổ chức.

Với những nhân viên có phương pháp tiếp cận thông tin theo kênh Visual – Thị Giác, trong khi giao việc cần nêu rõ với nhân viên về bức tranh toàn cảnh, chỉ cho nhân viên thấy được vị trí của mình trong hệ thống như thế nào. Họ sẽ có thể nắm bắt tốt hơn khi nhìn thấy những con số thực tế, những hình ảnh cụ thể để có thể hình dung ra mình cần làm gì. Những người Visual cũng giỏi trong việc tưởng tượng. Người tiếp thu tốt bằng phương pháp này sẽ rất thích nhìn biểu đồ, sơ đồ, trưng bày, thông báo. Các danh sách hay hướng dẫn bằng văn bản, hoặc quan sát các trình bày của người diễn thuyết sẽ giúp họ học tốt nhất. Những người này thướng hay nói những câu như “hãy chỉ tôi xem” hoặc “chúng ta hãy cùng xem”. Họ nhớ khuôn mặt hơn là nhớ tên.

visual-learner-types

Những người này sẽ dùng màu sắc làm công cụ hữu hiệu để khắc sâu thông tin, chẳng hạn như làm nổi bật từ khóa, ý chính hay các thông tin khác nhau bằng những màu đối lập nhau, hay viết lên một tờ giấy khác màu dành cho những chủ đề hoặc khái niệm khác nhau. Họ cũng ưu thế trong việc dùng sơ đồ tư duy, lịch trình hoăc biểu đồ tiến trình để tóm tắt thông tin. Tập trung vào đồ thị, hình ảnh hay biểu đồ trong khung văn bản.

Người học bằng phương pháp trực quan có hai cách ngôn ngữ (văn bản) và không gian (hình ảnh). Người học theo ngôn ngữ thích học qua văn bản như đọc, viết ra các bài tập. Họ nhớ những gì họ viết ra ngay cả khi chỉ đọc qua một lần. Họ thích viết ra những lời hướng dẫn và chú ý hơn đến các bài thuyết minh nếu họ xem chúng. Người học theo không gian thường gặp khó khăn với văn bản viết và học tốt hơn với biểu đồ, trưng bày. Họ dễ dàng hình dung khuôn mặt và nơi chốn bằng trí tưởng tượng.

Bởi vậy, là người quản lý đối với những người thuộc kênh thị giác, hay cung cấp đề cương, nhiệm vụ rõ ràng với các đề mục (cho các hội thảo và các phiên họp) để người thuộc kênh này dễ hình dung. Đồng thời, người quản lý cần trình bày thông tin dưới dạng trực quan nhất khi có thể.

Với những nhân viên có phương pháp tiếp cận thông tin theo kênh Audiotory – Thính giác, trong khi giao tiếp, họ thích nghe thông tin. Nghe từ, tiếng ồn hay âm thanh giúp người này lưu trữ thông tin. Họ có thể nhớ hướng dẫn bằng miệng, lời của bài hát hay chi tiết cuộc trò chuyện qua điện thoại. Những người này thường hay nói những câu như “Chúng ta hãy nói chuyện về nó”. Người nhân viên thuộc đối tượng này sẽ cần phải tham gia nhóm học và trò chuyện về những điều học được. Họ cần họp nhóm để hình thành ý tưởng và giúp thực hiện các nhiệm vụ tốt hơn. Họ cũng sử dụng âm thanh để ghi nhớ nên cần nói to, phát biểu trong cuộc họp, đọc ghi chú, tóm tắt thành lời nói để nắm bắt được nhiệm vụ của mình. Khi chuẩn bị cho một công việc quan trọng, họ có thể nghe lại các thông tin ghi âm, giải thích những điều họ mong muốn cho đồng nghiệp. Những nhân viên này sẽ thường thích nói về họ hoặc nghe những lời động viên của người quản lý về những điều họ làm được hay chưa làm được. Họ nhớ thông tin tốt hơn khi nói chuyện cùng đồng nghiệp hay dùng máy ghi âm để nghe những gì được nói. Vậy nhiệm vụ của người quản lý là cung cấp thông tin bằng âm thanh rõ ràng khi có thể và làm cho cuộc hội thảo, đối thoại lôi cuốn nhất có thể để tăng động lực cho nhân viên.

images

Với những nhân viên có phương pháp tiếp cận thông tin theo kênh Kinesthetic – Vận động, trong khi giao tiếp với nhân viên cần cho họ trải nghiệm trước, rút kinh nghiệm sau sai sót để tự học những điều mới mẻ. Các hoạt động như cầm nắm, mắt thấy tai nghe là những gì họ cần để học hoặc tiếp thu thông tin. Họ đặc biệt không xem hướng dẫn và muốn thử ngay. Những người này hay nói câu “để tôi thử” hoặc “bạn thấy thế nào?”. Họ thích học khi được hoạt động. Họ thích viết ra những từ khóa, vẽ tranh hoặc biểu đồ để giúp ghi nhớ thông tin. Họ thích họp nhóm với người khác để tương tác, đặt ra những câu hỏi. Khi làm việc họ có thể hiếm khi ngồi yên và hay đi qua lại để suy nghĩ và đưa ra ý tưởng. Họ cũng sử dụng bút đánh dấu các ý chính trong tờ báo cáo và thiên về thực hành, làm ngay những yêu cầu của người quản lý giao. Người này tiếp thu tốt nhất khi trải nghiệm thực hành… Họ cũng có hai cách vận động (hoạt động) và xúc giác (tiếp xúc). Họ hay mất tập trung nếu có ít hoặc không có tác động từ bên ngoài hay di chuyển. Khi lắng nghe bài giảng họ muốn ghi chú. Khi đọc, họ thích đọc lướt qua trước rồi tập trung vào chi tiết. Với người quản lý, nên dùng phương pháp chứng minh khi chia sẻ với những người này, tạo cơ hội cho nhân viên được mắt thấy tai nghe, trực tiếp thực hành công việc để tự nhận biết những sai đúng của bản thân.

girlrunning

Như vậy, việc giao tiếp với nhân viên bằng phương thức tiếp thu thông tin hiệu quả là vô cùng quan trọng. Khi lựa chọn được cách giao tiếp đúng, người quản lý sẽ tiết kiệm được thời  gian sửa sai, tiết kiệm công sức sửa chữa cho nhân viên, giao việc lại hoặc hạn chế được những ảnh hưởng do việc giao tiếp chưa hiệu quả gây nên. Đây là một trong những kỹ năng cần thiết của người quản lý để làm trọn vẹn vai trò của mình: quản lý nhân sự và thúc đẩy công việc trong team được tốt nhất.

(Bài viết thuộc bản quyền phamtoquyen.com vui lòng trích dẫn nguồn khi sao chép)